Un modelo de trabajo para agilizar la generación de documentos de texto para su preservación

Abstract

Los repositorios institucionales (RI) tienen la responsabilidad de gestionar, preservar y ofrecer acceso libre a la producción científica de una institución particular. Para ello, el repositorio debe establecer políticas que aseguren la autenticidad de los objetos digitales, que prevengan la pérdida parcial o total de los mismos, y que permitan acceder a su contenido por una comunidad de usuarios designada. Para la correcta ejecución de estas políticas se deben realizar un conjunto de actividades de preservación que, idealmente, deberán integrarse al conjunto de tareas de administración del repositorio cotidianas, y así estandarizar y asegurar la realización de las actividades de preservación que se hacen sobre los objetos digitales. Desde luego, también será necesario realizar revisiones periódicas sobre los métodos y circuitos implementados, estudiar la efectividad de las herramientas y formatos en uso, y realizar perfilamientos y análisis de los objetos digitales del repositorio a fin de controlar la eficacia de las tareas de preservación.

Institutional repositories have the responsibility to manage, preserve and give access to the scientific production of the institution. To this end, they must establish policies that ensure digital objects authenticity, that avoid partial or total lost of files, and that make contents available to the designated users' community. These policies must be carried out through a set of preservation activities that, preferably, should be integrated into the everyday administration tasks. Clearly, periodical reviews about the methods, tools and workflows under use must be performed, as well as profilings over random samples from the repository, in order to make sure that the preservation plan is being kept and that results are correct according to the current formats and access platforms.