Un archivo de 100 años en internet: el proceso de normalización y apertura de fondos del Archivo Histórico de la Provincia de Buenos Aires en el catálogo especializado AtoM

Abstract

El Archivo Histórico de la Provincia de Buenos Aires ha emprendido un proceso técnico y político de larga trayectoria para contar con un repositorio y catálogo especializado en Archivos, destacándose su trabajo en la implementación y el uso del sistema AtoM (Access to Memory), un software que ha sido seleccionado por sus capacidades y su alineación con las exigencias del entorno archivístico contemporáneo. El camino para su puesta en marcha no ha sido sencillo, comenzando por la resolución de las complejidades informáticas inherentes a su instalación. Una vez superada esta fase inicial, el verdadero desafío y el trabajo fundamental se han centrado en las arduas tareas de normalización archivística. Esto implica una meticulosa labor de estandarización, que abarca desde la descripción e inventario de los fondos documentales conforme a las normas internacionales, hasta el establecimiento de códigos de referencia unívocos. Además, se crean diversos puntos de acceso que facilitan la búsqueda y recuperación de información, categorizando los documentos por lugar, tema, registros de autoridades o tipos documentales. La gestión de metadatos y la integración de las digitalizaciones son también componentes críticos de este proceso, todo ello demandando una constante adecuación a las tecnologías de la información y comunicación existentes, así como a las normativas locales, nacionales e internacionales que rigen la labor de los archivos. El software AtoM no es una elección casual. Su carácter de software libre, su amplia utilización tanto a nivel nacional como internacional, y, crucialmente, su diseño conforme a los estándares internacionales de descripción archivística como ISAD(G), ISAAR (CPF), ISDIAH, ISDF, y RAD, lo convierten en una herramienta idónea. Esta adherencia a normas de descripción multinivel es lo que facilita de manera significativa el intercambio de información a nivel internacional, conectando los acervos del Archivo Histórico con una red global de conocimiento. Más allá de la mera organización descriptiva, AtoM también provee herramientas de gestión interna que optimizan las operaciones cotidianas del archivo. Es imperativo comprender que los documentos de archivo no son entidades aisladas; su existencia está intrínsecamente ligada al marco de las funciones específicas de una institución, familia o persona que los generó. Por esta razón, su organización trasciende con creces la simple acción de digitalizar y subir material a un repositorio. Este proceso integral de digitalización y preservación digital no es solo una cuestión de eficiencia operativa; conlleva múltiples beneficios que son fundamentales para la sociedad. Permite proteger los activos de información del archivo, garantiza de manera efectiva el derecho de acceso a la información pública, y, en última instancia, salvaguarda el patrimonio documental para las generaciones presentes y futuras. Así se fomenta una memoria viva y se asegura que la comunidad tenga acceso pleno a ella. En la era actual, donde los datos se encuentran expuestos a amenazas constantes de pérdida e inaccesibilidad, organizaciones de toda índole se enfrentan al considerable desafío de gestionar, organizar y facilitar el acceso a un volumen y una variedad crecientes de información. Las iniciativas como las llevadas a cabo por el Archivo Histórico de la Provincia de Buenos Aires son, por lo tanto, no solo necesarias sino vitales para afrontar estos retos y asegurar la continuidad y la disponibilidad del conocimiento histórico y cultural.