Una metodología de evaluación de repositorios digitales para asegurar la preservación en el tiempo y el acceso a los contenidos

Abstract

Un repositorio institucional es un depósito de documentos digitales, cuyo propósito es gestionar, organizar, almacenar, preservar y difundir en acceso abierto la producción resultante de la actividades de una organización. La variedad de materiales que se alojará en un repositorio institucional dependerá de la política de contenidos que determine la propia institución; los contenidos, en principio, podrían mantenerse a perpetuidad y el repositorio ser implementado de modo tal de asegurarlo, pero este punto también dependerá de la política de preservación que la institución determine. El objetivo central de esta tesis es, entonces, proponer una metodología de evaluación para repositorios institucionales. Con esto se busca mejorar la calidad de los repositorios, así como la estandarización, ayudar a la interoperabilidad y obtener una mayor visibilidad de las producciones que una institución, en este caso educativa, guarda en un repositorio. Entre los objetivos específicos está el de asegurar la preservación de los contenidos del repositorio, de modo que siempre sea posible acceder a ellos y que éstos resulten legibles tanto para usuarios humanos como máquinas. Para lograrlo es necesario conocer el campo de actividad de estos repositorios, enmarcado por la Iniciativa de Acceso Abierto que definió sus alcances y funciones, y elaborar una correcta definición de ellos, para responder a las preguntas fundamentales: ¿qué es un repositorio? y ¿qué estructura y funciones lo caracterizan mejor? Con miras a responder tales interrogantes, se relevaron los modelos que a lo largo del tiempo han servido para representar un repositorio digital, elaborando una mirada crítica en cuanto a la utilidad de cada uno de ellos, y observando cuánto de las estructuras y funciones propuestas permanecen en los repositorios actuales. Se analizaron sus similitudes y diferencias, para identificar el modelo que mejor se ajustaba y para determinar la necesidad de contar con más de un modelo que representase el repositorio. Una vez elegido el modelo, se determinaron cuáles serían los parámetros de evaluación que interesaban a los objetivos planteados. Como objeto de estudio y experimentación se seleccionó el repositorio institucional central de la Universidad Nacional de La Plata —el Servicio de Difusión de la Creación Intelectual (SEDICI)—, anticipando que las conclusiones extraídas, en cuanto a líneas de acción para cumplir con los objetivos previstos, podrían ser extensibles a otros repositorios institucionales. Se realizó el relevamiento del estado de los objetos digitales del repositorio, para luego determinar las acciones a realizar, proponer cambios y delinear un plan a largo plazo vinculado al planeamiento de la preservación de los contenidos de modo de asegurar que los contenidos siempre estén disponibles y en una condición tal que permita la legibilidad por parte de los usuarios. Luego de cada análisis, se extrajeron algunas conclusiones y reflexiones breves. La tesis culmina con la exposición de las conclusiones generales y con los trabajos proyectados para el futuro, vinculados principalmente a la selección y migración a formatos más apropiados para la preservación, a la generación de nuevas tareas de validación de metadatos asociados a los contenidos y a la realización de un plan integral de preservación.

An institutional repository is a repository of digital documents, whose purpose is to manage, organize, store, preserve and disseminate in open access the production resulting from the activities of an organization. The variety of materials housed in an institutional repository will depend on the content policy determined by the institution itself; the contents, in principle, could be maintained in perpetuity and the repository be implemented so as to secure it, but this point also depends on the policy of preserving the institution has determined. The main objective of this thesis is thus to propose an evaluation methodology for institutional repositories. This seeks to improve the quality of repositories, as well as standardization, interoperability help and gain greater visibility productions that an institution, in this case an educational one, stored in a repository. Among the specific objectives it is to ensure the preservation of the contents of the repository, so it's always possible to access them and they prove to be readable for both human users and machines. To achieve this it is necessary to know the field of activity of these repositories, framed by the Open Access Initiative, which defined its scope and functions, and develop a correct definition of them to answer fundamental questions, such as what is a repository? And, what structure and functions characterizes it better? In order to answer these questions, the models which over time have served to represent a digital repository revealed, developing a critical eye as to the usefulness of each of them, and observing how the structures and proposed functions remain at current repositories. Their similarities and differences are analyzed to identify the model that best fit and to determine the need for more than one model to represent the repository. Once that has been chosen the model, were determined which the evaluation parameters of interest to the objectives would be. As an object of study and experimentation the central institutional repository of the National University of La Plata is selected, the “Dissemination Service Intellectual Creation (SEDICI)”, anticipating that the conclusions drawn in terms of lines of action to meet the targets, could be extended to other institutional repositories. The surveys of the status of the digital repository objects was performed, and then determine the actions to take, propose changes outline a long-term plan linked to the planning of the preservation of the contents so as to ensure that the contents are always available and in such a condition that allows readability by users. After each analysis, some conclusions and brief reflections were extracted. The thesis concludes with the statement of the overall conclusions and projected for the future work wich are linked mainly to the most appropriate selection and migration formats for preservation, to the generation of new validation tasks metadata associated with the content and the realization of a comprehensive plan for preservation.