La gestión documental electrónica en la UNLP: el camino hacia el expediente electrónico

Abstract

La Universidad Nacional de La Plata (UNLP) es la segunda más importante del país, tanto por sus dimensiones como por su diversidad. Desde sus inicios, hace más de 100 años, todos los trámites que la involucran se realizan en expedientes papel o terminan incorporados en uno. Esto ha llevado a que la UNLP genere más de un millón de fojas por año, situación que obliga a repensar las prácticas no sólo desde la promoción de criterios ecológicos sino también desde la necesidad de modernizar su administración mejorando su capacidad de gestión a fin de dar respuestas más eficientes a las demandas de la sociedad. Por otro lado, el actual contexto de pandemia provocada por el COVID-19 que ha trasladado las oficinas a las casas particulares hace aún más imperiosa la necesidad de aplicar soluciones tecnológicas que permitan el trabajo en forma remota y la seguridad jurídica de los expedientes digitales. En este artículo abordamos un análisis situacional de la UNLP para la instalación de un sistema de gestión documental electrónico; con este fin se analizaron sistemas de gestión electrónica de otras Universidades, se realizaron estudios sobre la normativa vigente tanto en la Administración Nacional como en la UNLP. Además, se indagaron los requerimientos que debe cumplir un sistema de gestión documental electrónico que contemple las necesidades de la UNLP.

The University of La Plata (UNLP) is the second most important university in the country due to its size and diversity. Since its inception, more than 100 years ago, all the procedures that involve the UNLP are carried out in paper files. This has led the UNLP to generate more than one million sheets of paper per year, which compels to rethink its practices not only from the promotion of ecological criteria but also from the need to modernize UNLP´s administration by improving its management capacity, in order to provide more efficient responses to society´s demands. On the other hand, the current context of the pandemic caused by the COVID- 19, which has moved offices to private homes, makes it even more urgent to apply technological solutions that enable remote work, and the legal protection of digital files. In this article, we address a situational analysis of the UNLP for the installation of an electronic document management system. For this purpose, we analyzed electronic management systems of other universities, studies were carried out on the current regulations in both the National Administration and the UNLP. Moreover, there was scrutiny in regards to the requirements of an electronic management system that takes into account the UNLP´s needs.

A Universidade Nacional de La Plata (UNLP) é a segunda mais importante do país, tanto por seu tamanho quanto por sua diversidade. Desde a sua criação, há mais de 100 anos, todos os procedimentos que a envolvem são realizados em arquivos de papel ou acabam incorporados a um. Isso tem levado a UNLP a gerar mais de um milhão de páginas por ano, situação que nos obriga a repensar práticas não só a partir da promoção de critérios ecológicos, mas também da necessidade de modernizar sua gestão melhorando sua capacidade de gestão para dar mais. respostas eficientes às demandas da sociedade. Por outro lado, o atual contexto de pandemia provocada pela COVID-19 que mudou escritórios para residências particulares torna ainda mais imprescindível a necessidade de aplicação de soluções tecnológicas que permitam o trabalho remoto e a segurança jurídica dos arquivos digitais. Neste artigo abordamos uma análise situacional da UNLP para a instalação de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos; Para o efeito, foram analisados sistemas de gestão electrónica de outras Universidades, efectuados estudos sobre a regulamentação em vigor tanto na Administração Nacional como na UNLP. Além disso, foram investigados os requisitos de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos que atendesse às necessidades da UNLP.