Modelo de madurez para preservación digital a largo plazo aplicando principios de planificación estratégica

Abstract

Una organización para cumplir su visión necesita el apoyo de la planificación estratégica. Las entidades encargadas de la preservación digital a largo plazo, deben cumplir exigencias técnicas, administrativas y de infraestructura; siendo necesario el análisis de factores internos y externos, que posibiliten constituir un repositorio digital con una estructura sólida y con altas características de madurez. El objetivo de esta investigación fue diseñar un modelo de madurez basado en las características principales de la preservación digital e incorporar los principios de la planificación estratégica. En la primera fase se realiza una revisión sistemática de literatura (SLR), con la finalidad de describir los estándares, modelos de auditoría, madurez y principios de planificación estratégica; para la preservación digital a largo plazo, se aplica un enfoque de investigación cualitativo, de tipo documental, descriptivo y sistemático. Los resultados indican un total de 309 estudios candidatos, 42 trabajos seleccionados y 24 estudios primarios. Se presentan 10 estándares, 8 modelos de auditoría y tres modelos de madurez de preservación digital. En esta fase se obtienen las características fundamentales teóricas de la preservación digital. Posteriormente, en la segunda fase se adaptan las bases de la planificación estratégica a la implementación de proyectos de preservación digital a largo plazo. Para esto, se realiza un estudio documental y un análisis de contenido, para establecer similitudes y diferencias entre los principales modelos de planificación estratégica. Como resultado se establece el proceso para la planificación de la preservación digital, que consta de la formulación, implantación y evaluación de la estrategia, además, los principios fundamentales de la planificación estratégica que son la auditoría, estrategia y la gestión del riesgo, también, se proponen los objetivos estratégicos estándares basados en características de la norma ISO 16363. Una vez analizados los aspectos relevantes de la preservación digital a largo plazo y de la planificación estratégica, se diseña un modelo de madurez para preservación digital integrando los principios de la planificación estratégica. El modelo presenta el proceso de aplicación, la descripción de sus fases, integra tres principios de la planificación estratégica, tres perspectivas de análisis de acuerdo a la norma ISO 16363. Su evaluación de madurez es cuantitativo y porcentual. Finalmente, se analiza la validez y confiabilidad del modelo de madurez para preservación digital propuesto, se emplea el método Delphi, aplicando un instrumento de investigación basado en los criterios para la evaluación de teorías. Posteriormente, se aplica el modelo de madurez al caso de estudio SEDICI de la Universidad Nacional de La Plata, Argentina. Los resultados indican que tres evaluadores valoran al modelo con una calificación alta y uno de ellos con una valoración máxima. El caso de estudio realizado en SEDICI, ha permitido comprobar la aplicabilidad del modelo, los resultados de esta práctica son satisfactorios y se presentan tres escenarios el inicial, simulación a un año y a 5 años.

In order to fulfill its vision, an organization needs the support of strategic planning. The entities in charge of long-term digital preservation must meet technical, administrative and infrastructure requirements; being necessary the analysis of internal and external factors, which make it possible to constitute a digital repository with a solid structure and high maturity characteristics. The objective of this research was to design a maturity model based on the main characteristics of digital preservation and to incorporate the principles of strategic planning. In the first phase, a systematic literature review (SLR) was conducted to describe standards, audit models, maturity and strategic planning principles for long-term digital preservation, using a qualitative, documentary, descriptive and systematic research approach. The results indicate a total of 309 candidate studies, 42 selected papers and 24 primary studies. Ten standards, eight audit models and three digital preservation maturity models are presented. In this phase, the theoretical fundamental characteristics of digital preservation are obtained. Subsequently, in the second phase, the bases of strategic planning are adapted to the implementation of long-term digital preservation projects. For this purpose, a documentary study and a content analysis are carried out to establish similarities and differences between the main strategic planning models. As a result, the process for digital preservation planning is established, which consists of the formulation, implementation and evaluation of the strategy, as well as the fundamental principles of strategic planning, which are audit, strategy and risk management, also, the standard strategic objectives are proposed based on characteristics of the ISO 16363 standard. After analyzing the relevant aspects of long-term digital preservation and strategic planning, a digital preservation maturity model is designed integrating the principles of strategic planning. The model presents the application process, the description of its phases, integrates three principles of strategic planning, three perspectives of analysis according to ISO 16363. Its maturity assessment is quantitative and percentage. Finally, the validity and reliability of the proposed maturity model for digital preservation is analyzed, using the Delphi method, applying a research instrument based on the criteria for the evaluation of theories. Subsequently, the maturity model is applied to the SEDICI case study of the National University of La Plata, Argentina. The results indicate that three evaluators rate the model with a high rating and one of them with a maximum rating. The case study carried out at SEDICI has made it possible to verify the applicability of the model, the results of this practice are satisfactory and three scenarios are presented: the initial, one-year and 5-year simulations.