Transformación digital de un archivo histórico mediante el uso de un software de código abierto: el caso del Archivo Histórico de la Real Caja de Zacatecas

Abstract

Las entidades y agentes culturales tienen como misión administrar y gestionar sus bienes y servicios, estableciendo para ellos los procedimientos, normas y herramientas que garanticen el logro de sus objetivos. En su compromiso por preservar, dar visibilidad y acceso a sus contenidos, la Dirección Nacional de Patrimonio Cultural del Tecnológico de Monterrey gestionó la digitalización del Archivo Histórico de la Real Caja de Zacatecas, 1576-1936, mismo que custodia, conserva, difunde y tiene en comodato su Campus Zacatecas. En esta ponencia se compartirán algunos aspectos que se contemplaron para garantizar el éxito de este proceso: organización de los contenidos para reflejarlos en la herramienta tecnológica de gestión del Repositorio Institucional del Tecnológico de Monterrey (RITEC) para reflejar el cuadro de clasificación archivística; ajustes a la política de desarrollo de colecciones, definición de niveles de acceso, aprovisionar las capacidades de almacenamiento de información o de transferencia de datos; apego a un estándar de metadatos que permitiera registrar las características particulares; los procesos de preservación, la curaduría de metadatos y la importante colaboración de un gran equipo interdepartamental e interdisciplinario. Se comparten los resultados y se propone una innovación tecnológica como estrategia de mejora para la gestión de los recursos digitalizados.

The mission of cultural entities and agents is to administer and manage their goods and services by establishing procedures, norms and tools that guarantee the achievement of their objectives. In its commitment to preserve, give visibility and access to its contents, the National Direction of Cultural Heritage of the Tecnológico de Monterrey managed the digitization of the Historical Archive of the Real Caja de Zacatecas, 1576- 1936, which is kept, conserved, disseminated and on loan at its Zacatecas Campus. In this paper we will share some aspects that were contemplated to guarantee the success of this process: organization of the contents to reflect them in the technological management tool of the Institutional Repository of the Tecnológico de Monterrey (RITEC) in order to reflect the archival classification chart; adjustments to the collection development policy, definition of access levels, provisioning of information storage or data transfer capacities; adherence to a metadata standard that allowed the recording of particular characteristics; preservation processes, metadata curation and the important collaboration of a large interdepartmental and interdisciplinary team. The results are shared and a technological innovation is proposed as an improvement strategy for the management of digitized resources.