Rumbo a la autoevaluación: la elaboración de un Manual de Procedimientos de Digitalización

Abstract

Introducción: El planeamiento de la preservación dentro de un repositorio es un elemento clave de la autoevaluación y de la evaluación externa y exige confirmar lo realizado a través de documentos que deben ser creados y revisados, deben tener además, delimitadas las responsabilidades y los responsables como parte de un marco sistemático de buenas prácticas de gestión documental. Materiales y metodología: El siguiente trabajo describe de manera abreviada pero en toda su extensión, un Manual de Procedimientos de Digitalización y busca dar cuenta de las actividades que se realizan en un repositorio cuando se recibe una nueva obra para su digitalización y pretende ser un insumo útil para un proceso de autoevaluación e incluso de auditoría externa. Las obras recibidas pueden ser materiales relativamente nuevos pero sin una contraparte digital o materiales muy antiguos, con diferentes tipos de encuadernación, distinto estado de conservación, e incluso obras no textuales, como planos de obras arquitectónicas. Resultados y discusión: El desafío del Manual está en describir todo el flujo de trabajo: 1. El ingreso del material, la prioridad asignada, el depósito de la obra física y el seguimiento de los procesos de digitalización; 2. Los detalles del proceso de digitalización en sí mismo: software, hardware, cámara y escâner; 3. Las transformaciones a las que se someten los archivos tras la digitalización, las distintas copias generadas y los diferentes formatos de archivos utilizados; 4. El modo de trabajo en relación al guardado de los archivos.

Introduction: The repository preservation planning is a key subject in auto-evaluation and external evaluation and requires to check the conducted tasks through documents which must be created, revised and inspected and also, must include delimited accountabilities and the responsible personnel as part of a systematic frame of good practices in document management. Materials and methods: This work describes briefly but completely a Digitalization Procedure Handbook and pursues to account the repository performed activities when a new document is received for a digitalization process and pretends to be a useful asset to an auto evaluation process or even an external repository auditing. The receipt documents are usually relatively new materials which has no digital version or even old documents with several kinds of binding, varied state of material preservation, and all the more, non textual works such as architectural plan. Results and discussion: The Handbook’s challenge consists in the description of the digitalization workflow: 1. The documents income, the assigned priority, the physical document storage, and the digitalization processes tracing; 2. The digitalization process details itselves: software, hardware, cámeras and scanners; 3. The different necessary transformations to which the archives are submitted after the image capture, the several digital copies and different archive formats employed; 4. The work method in order to archive storage.