Integración de revistas desde repositorios institucionales hacia Open Journal Systems

Abstract

Muchos repositorios institucionales alojan colecciones de revistas, que o bien nacieron en formato digital, o bien fueron digitalizadas para aprovechar la plataforma de preservación y difusión que naturalmente brindan los repositorios. Usualmente, las revistas envían su producción a los repositorios, pero existen situaciones en las que las revistas requieren recuperar desde los repositorios los artículos y sus metadatos, como ser, cuando una revista migra hacia el mundo digital y comienza a utilizar un sistema de gestión editorial. Esto sucede a menudo en la Universidad Nacional de La Plata, que cuenta con un repositorio institucional (SEDICI), basado en DSpace, que aloja recursos de toda la Universidad, y un portal de revistas que funciona sobre OJS y sirve como espacio para revistas de toda la institución. Dado que muchas revistas ya han migrado hacia dicho portal o lo están haciendo, se implementó un mecanismo para integrar los recursos del repositorio en el portal de revistas. Se desarrolló un software capaz de mapear metadatos exportados desde DSpace hacia la estructura de OJS, y a partir de allí generar archivos XML para importar tanto metadatos como documentos completos. Se generó una interfaz web para que usuarios no informáticos puedan generar los XML, y se estableció un flujo de trabajo con editores para organizar y agilizar la importación artículos. Esta herramienta ha sido utilizada por 6 revistas, que han servido para ajustar algoritmos, optimizar el flujo de trabajo y mejorar la interfaz para hacerla más simple y brindarle mayor robustez al proceso.

Many institutional repositories host journals collections, either born digital or digitalized to take advantage of the preservation and dissemination platform offered by repositories. Usually, journals send their production to repositories, but there are situations in which journals need to retrieve articles and metadata from the repositories, e.g. a journal migrating to the digital world making use of an editorial management system. Those situations are often seen at Universidad Nacional de La Plata because of its institutional repository (SEDICI), based on DSpace, which hosts resources from the entire University, and a journals portal which works on OJS and serves as a space for journals of the entire University. Since many journals have already migrated to this portal, and many others are in the process, a mechanism to integrate repository’s resources into the journals portal was implemented. A software capable of mapping metadata exported from DSpace to the OJS structure was developed, which is able to generate XML data to import both metadata and complete documents. A web interface was generated so users with none to zero technical knowledge can generate XML files, and a workflow with editors to organize and expedite the importation of articles was established. This tool has been used by 6 journals, which have served to adjust algorithms, optimize the workflow, make a simpler interface and give the process greater sturdiness.